Excel 2016 初級編(体験版)

1. Excel の基本操作 Part1(体験版)

まずはExcelの基礎を知りましょう。今回は、Excelでよく出てくる用語や画面の見方などをメインに説明します。また、データを保存する方法などは今後非常によく行う操作になりますので、操作手順をしっかりと確認しておきましょう!

Excelを使える状態にする(起動する)

人間が作業をするときに紙やペンなどの道具を準備するように、パソコンも道具を準備する必要があります。
パソコンで表やグラフを作ったり、計算をさせるために必要な道具の1つが《Excel(エクセル)》です。

Excelを使える状態にするには、マウスを使ってパソコンにExcelを準備するように指示を出す必要がります。
Excelを使える状態にすることを《Excelを起動する》と言います。

Excelを起動する手順(説明動画あり)

  1. 画面左下にある[ スタート ]をクリックします。
  2. スタートメニューが出てくるので、[ すべてのアプリ ]をクリックします。
  3. 左側の一覧の中から[ Excel2016 ]をクリックします。
    ※項目はABCD・・・あいう・・・の順に並んでいるので、Eの文字が出てくるまでスクロールバーを動かしましょう。
    [ Excel2016 ]をクリックした後は、Excelの画面が出て来るまで時間がかかりますので待ちましょう。
  4. [空白のブック]をクリックします。

※再生ボタン等が表示されて動画の下部が見えない場合は、マウスポインタを動画の上に乗らないよう移動させてください。

これでExcelを使える状態になりました!

Point! 漢字の田のようなマークを[ スタート ]と言います!
パソコンで操作をするときには頻繁にこの[ スタート ]をクリックしますので、名前をしっかりと覚えておきましょう!

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Excelの画面の説明

まずはExcelの画面がどうなっているのかを見てみましょう。各部の名称を交えながら説明します。

※名称は今後も説明の中で出てきますので、名称がわからなくなったときはこの内容を再度確認しましょう!

タイトルバー

ブックの名前や、今使っているアプリケーションの名前が表示されます。

タブ

[ ファイル ][ ホーム ][ 挿入 ]などの1つ1つを《タブ》と呼びます。
(現在選択されているタブは背景の色が緑から白に変わっています。)
選ぶタブによってリボンと呼ばれる領域の中身が変わるようになります。

リボン

リボンと呼ばれる領域の中には、文字の大きさを変える、色を変える、印刷するなどの機能を使うための《コマンド(作業を進めるための命令)》が用意されています。
よくつかうコマンドはホームタブに、画像を入れたりグラフを入れたりといったコマンドは挿入タブに…というようにコマンドが関連する機能ごとに、各タブに分類されています。
どのタブに何のコマンドが入っているのかは、実際に作業を進めながら確認をしていきます。

クイックアクセスツールバー

よく使用するコマンドを登録できるバーのことです。
初期設定では、《上書き保存》《元に戻す》《やり直し》の3つのコマンドが登録されています。
機能を追加することもできるので、自分が使いやすいようにカスタマイズすることができます。

ワークシート

格子状の表ができている白い領域部分のことです。この四角の枠の中に文字を入力したり、計算式を入力したりしてExcelを使用します。

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ブック(Book)とは?

Excelは、《ワークシート》と呼ばれる集計用紙を使用して、データを入力したり表を作成したりします。
それぞれの名称と内容を見てみましょう。

Excelで作成した表やグラフは《ブック(Book)》というファイルとして保存されます。
1つのブックで複数のワークシートを管理しています。

1枚1枚の紙にあたるものを《ワークシート》と呼びます。(先ほども画面の説明で出てきたものです)
横方向はA列~XFD列までの合計16,384列
縦方向は1行~1048576行までの合計1,048,576行 という大きな紙です。

行と列が交わる1つ1つの四角のことを《セル》と呼びます。
ワークシートはセルの集まりによって構成されています。
とくに操作の対象となっているセルを《アクティブセル》と呼び、太枠(セルポインタ)で囲まれて表示されます。

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新しいブックの作成方法とテンプレートの利用

空白のブックの作成

新しい空白のブックが必要になったときは、新しいブックを作成することができます。
新しいブックを作成することを《新規作成》といいます。

ブックの新規作成の手順(説明動画あり)

  1. 画面左上にある[ ファイル ]タブをクリックします。
  2. 左側にある項目の[ 新規 ]をクリックします。
  3. [ 空白のブック ]をクリックします。

新しいブックの作成が完了です!

※補足※ 『Excelを使える状態にする(起動する)』でご紹介している操作を行った場合も新しいブック(空白のブック)が作成されている状態になっています。

テンプレートの利用

空白のブック以外にも、《テンプレート》を利用して作成する事ができます。
テンプレートとは、あらかじめタイトルや項目があり、見た目も整っている“ひな形”のことです。

テンプレート利用の手順(説明動画あり)

  1. 画面左上にある[ ファイル ]タブをクリックします。
  2. 左側にある項目の[ 新規 ]をクリックします。
  3. [ オンラインテンプレートの検索 ]と書かれた枠の中をクリックします。
    使いたいテンプレートのキーワードを入力します。
    (今回は例として「家計簿」というキーワードで検索します)
  4. [ 検索ボタン(虫眼鏡のマーク)]をクリックします。
  5. テンプレートの一覧が出てくるので、使いたいと思う見た目のものをクリックします。
  6. 拡大されたテンプレートの見た目と[ 作成 ]ボタンがあるので、利用する場合は[ 作成 ]をクリックします。
    (思っていた見た目と違った場合は、[ × ]をクリックするとテンプレート一覧に戻ります)
  7. テンプレートを開くことができました!

タイトルや項目などを自分で変更したり、必要な情報を入力したりして利用することができます。
自分で1から作るのが大変な場合は、テンプレートを利用するのも一つの方法になります。

※補足※ テンプレートはインターネット上にあるものをダウンロードして使います。
そのため、インターネットに接続できていないと利用できるテンプレートの数が少なくなります。

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ブックを保存する、閉じる、開く、Excelの終了

ブックを保存する

表やグラフなどを作成して、今後何度も使いたいときはデータを《保存》する操作が必要になります。

保存をせずにExcelを終了してしまうと、Excelで作業をしたデータが消えてしまいますのでご注意ください!

保存には2種類の方法があります。それぞれ使い方が異なりますので、一つずつ説明します。

1つ目の方法は、《名前を付けて保存》です。

  • 新しく作成したブックを保存する
  • 今開いているブックとは別の名前のブックとして保存する

という時に行う操作です。

名前を付けて保存をする手順(説明動画あり)

  1. 画面左上にある[ ファイル ]タブをクリックします。
  2. 左側にある項目の[ 名前を付けて保存 ]をクリックします。
  3. [ 参照 ]をクリックします。
  4. 保存したい場所を選びます。
    (初期設定では《ドキュメント》という場所が選ばれています)
  5. 保存するブックの名前を入力します。
  6. [ 保存 ]をクリックします。
  7. ワークシートの編集画面に戻るので、タイトルバーに指定した名前が表示されていることを確認します。
※動画内では 1. の手順の説明文章は省略しています。
また、ワークシートにサンプルとして表を作成しています。

2つ目の方法は、《上書き保存》です。
一度名前を付けて保存したブックを編集した後、最新の状態に上書きするという時に行う操作です。
名前を付けて保存したから完成! という場合はほとんどなく、一度保存した状態から文字を追加したり、消したりと変更を加えることがほとんどです。
きちんと《上書き保存》をすることで、最新の状態で保存をしてくれるようになります。

上書き保存をする手順(説明動画あり)

  1. 画面左上にある[ ファイル ]タブをクリックします。
  2. 左側にある項目の[ 上書き保存 ]をクリックします。
  3. ワークシートの編集画面に戻れば、保存が完了です。
※動画内では 1. の手順の説明文章は省略しています。

見た目の変化はありませんが、きちんと保存はできているので安心してください!

Point! 残しておきたいデータは、保存作業を早め早めに行いましょう!
 急な停電でパソコンの電源が切れてしまった…
 パソコンがエラーを起こして操作不能になってしまった…
という事態になった場合、保存していなかったデータは全て消えてしまいます!

1時間や2時間の苦労が水の泡になってしまうこともよくありますので、《名前を付けて保存》でファイルの保存場所・名前を指定し、作業を進めたらこまめに《上書き保存》をする癖をつけることが大切です!!

ブックを閉じる

作業をしていたブックを使い終わったら、ブックを閉じる操作が必要です。
ブックをたくさん開きすぎると、パソコンの動作が鈍くなったり、最悪の場合は動作が止まってしまうことがあります。
使い終わったブックは、閉じることを意識しましょう。

※以下の操作ではExcelは終了しません

ブックを閉じる手順

  1. [ ファイル ]タブをクリックします。
  2. 左側にある項目の[ 閉じる ]をクリックします。

使用していたブックを閉じることができました。
閉じた後は、新しいブックを作成したり、保存していたブックを開いたりすることで作業を続けることができるようになっています。

Point! ブックの保存をしていない状態でブックを閉じようとすると…
「編集した内容を保存せずに閉じようとしているけど、保存する?保存しない?」
という確認のためのメッセージを出してくれます。
(保存作業をした後、変更がなければこのメッセージは出てきません)

変更を保存したいときは[ 保存 ]をクリック、変更した内容は消えてもいい場合は[ 保存しない ]をクリックしましょう。
[ キャンセル ]をクリックすると、ブックを閉じずに編集を続けるという意味になります。

ブックを開く

途中まで作成したブックの続きを作業したり、一度完成したブックを修正したりする場合は、保存されているブックを《開く》操作をします。

ブックを開く手順(解説動画あり)

  1. [ ファイル ]タブをクリックします。
  2. [ 開く ]をクリックします。
  3. [ 参照 ]をクリックします。
  4. ブックが保存されている場所を表示し、開きたいブックをクリックします。
    (最初の設定では《ドキュメント》という場所が選ばれています)
  5. [ 開く ]をクリックします。
※動画内では 1. の手順の説明文章は省略しています。

保存されているブックを開くことができたので、続きのデータの入力や修正などを行えるようになりました!

Excelを終了する

Excelで表やグラフの作成が終わり、もうExcelを使わないという時はExcelを終了します。
不要になった道具を片付けるイメージです。

Excelを終了する手順

  1. Excelの画面の右上にある[×]をクリックします。
  2. もしも「変更内容を保存しますか?」というメッセージが出てきた場合は、ブックの変更内容を保存するときは[保存]を、ブックの変更内容を保存しなくてもいい時は[ 保存しない ]をクリックします。
    (『ブックを閉じる』のPoint! に記載されているものと同じ内容です)

※補足※ Excelを終了するときにブックが開いたままになっていたら、一緒にブックも閉じてくれるようになります。
その際、ブックに変更箇所があり保存する必要がある場合に、手順の 2. の内容が表示されるようになります。

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以上が「Excelの基本操作 Part1」の内容です。
では、最後にこのページのまとめを見てみましょう!

このページのまとめ

  • パソコンで表やグラフ、計算をするための道具の1つが《Excel》である。
  • Excelを使いたい時は、[ スタート ]から[ Excel2016 ]をクリックで選ぶ。
  • 画面の見方の中で大切な用語は《タブ》《コマンド》《ワークシート》。
  • Excelは1つ1つのファイルのことを《ブック(book)》と呼ぶ。また、1つ1つの四角のことを《セル》と呼ぶ。
  • 新しくブックを作るときは、ブックの《新規作成》を行う。
  • 新しく作ったブックは、データを残すために《名前を付けて保存》をする。
    名前を付けて保存をしたデータの編集を行ったら《上書き保存》をする。
  • ブックは不要になったら《閉じる》、保存されているブックの続きをするときはブックを《開く》。
  • Excelでの作業を終えたら、Excelを終了する。

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